De Belastingdienst heeft op 30 juni 2025 extra toelichting gegeven over hoe werkgevers de zogenoemde doelmatigheidsgrens van € 2.400 binnen de Werkkostenregeling (WKR) mogen toepassen. Deze uitleg schept meer duidelijkheid over wanneer vergoedingen en verstrekkingen als gebruikelijk worden beschouwd, en dus zonder discussie als eindheffingsloon kunnen worden aangewezen.
Wat is de gebruikelijkheidstoets?
Binnen de WKR kan een werkgever bepaalde vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aanwijzen als eindheffingsloon. Hierdoor worden deze kosten niet individueel belast bij de werknemer, maar vallen ze onder de vrije ruimte van de WKR. Deze ruimte bedraagt in 2025:
Boven deze vrije ruimte betaalt de werkgever een eindheffing van 80%.
De gebruikelijkheidstoets stelt echter een grens: alleen zaken die maximaal 30% afwijken van wat gebruikelijk is binnen vergelijkbare omstandigheden, mogen als eindheffingsloon worden aangewezen. Dat maakt het soms lastig te bepalen wat nu wel of niet binnen de WKR past.
Doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar
Om werkgevers hierin te ondersteunen, hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar. Deze grens functioneert als een veilige haven: alles wat binnen dit bedrag valt, wordt automatisch als gebruikelijk beschouwd. De Belastingdienst zal hier dus geen verdere toets op uitvoeren.
Let op: Dit bedrag geldt per werknemer per jaar en mag gebruikt worden ongeacht het soort kosten. Denk aan:
Wat telt wel en niet mee binnen de € 2.400?
Niet meetellen voor de € 2.400-grens:
-
Vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, zoals reiskosten woon-werkverkeer tot € 0,23 per kilometer.
-
Vergoedingen of verstrekkingen waarvan de gebruikelijkheid vooraf is afgestemd met de Belastingdienst, zoals een vooraf goedgekeurde fietsregeling.
Wel meetellen voor de € 2.400-grens:
Praktische voorbeelden
Voorbeeld 1 – Binnen de veilige haven:
Een werkgever vergoedt:
Daarnaast ontvangt de werknemer een eindejaarsuitkering van € 2.400. Omdat de eerste twee vergoedingen buiten de doelmatigheidsgrens vallen, blijft de eindejaarsuitkering van € 2.400 precies binnen de veilige haven. De Belastingdienst zal hierover geen discussie voeren.
Voorbeeld 2 – Boven de veilige haven:
Een werkgever keert een bonus uit van € 4.000 en wil dit volledig aanwijzen als eindheffingsloon. Er zijn verder geen andere vergoedingen of verstrekkingen. De eerste € 2.400 valt binnen de doelmatigheidsgrens, maar de resterende € 1.600 zal worden getoetst op gebruikelijkheid. De kans is groot dat de Belastingdienst dit bedrag niet gebruikelijk vindt, waardoor het mogelijk belastbaar wordt bij de werknemer.
Belang voor de praktijk
De nieuwe uitleg van de Belastingdienst biedt werkgevers meer zekerheid. Binnen de grens van € 2.400 per werknemer per jaar kunnen ze zonder risico vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon. Boven dit bedrag is het verstandig om vooraf overleg te voeren met de Belastingdienst of goed te onderbouwen waarom de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is binnen de organisatie of branche.
Samenvattend
-
De € 2.400-grens is een praktische richtlijn die werkgevers helpt om binnen de WKR veilig te opereren.
-
Binnen deze veilige haven toetst de Belastingdienst niet op gebruikelijkheid.
-
Daarboven blijft de gebruikelijkheidstoets gelden, en kan belastingheffing alsnog volgen.
Tip: Maak per werknemer jaarlijks een overzicht van alle vergoedingen die je aanwijst als eindheffingsloon, zodat je weet of je binnen of boven de € 2.400-grens zit. Dat voorkomt verrassingen bij een controle.
